Jakarta - Surat Keterangan Beda Nama merupakan dokumen yang sering dibutuhkan ketika seseorang menghadapi masalah administrasi akibat perbedaan penulisan nama pada beberapa dokumen resmi, seperti KTP, Kartu Keluarga (KK), akta lahir, atau ijazah.
Dokumen ini diterbitkan oleh pejabat kelurahan atau desa untuk memastikan bahwa varian nama yang berbeda tersebut merujuk pada individu yang sama. Simak penjelasan lengkap mengenai pengertian, kegunaan, dan contoh formatnya berikut ini, sebagaimana dikutip dari situs resmi Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Blitar.
Pengertian Surat Keterangan Beda Nama
Surat Keterangan Beda Nama adalah surat pernyataan resmi yang digunakan sebagai syarat pengurusan dokumen penting ketika terdapat perbedaan penulisan nama pada identitas seseorang di dokumen lain. Melalui surat ini, pemohon menyatakan secara sah bahwa nama-nama yang berbeda tersebut adalah miliknya.
Contoh kasus:
- Nama di KTP: Siti Nurhaliza
- Nama di ijazah: Siti N. Haliza
- Nama di akta lahir: Siti Nur Haliza
Meskipun ketiga nama tersebut merujuk pada orang yang sama, secara administratif dianggap berbeda. Dengan adanya Surat Keterangan Beda Nama, seseorang dapat memberikan klarifikasi yang dibutuhkan agar proses administratif dapat tetap berjalan.
Perbedaan penulisan nama bisa terjadi karena kurangnya ketelitian saat pembuatan dokumen, kesalahan input data, atau perubahan nama karena alasan tertentu. Perbedaan ini dapat menyulitkan pemilik dokumen dalam berbagai keperluan administratif, seperti pendidikan, perbankan, hingga pelayanan publik.
Kegunaan Surat Keterangan Beda Nama
Surat Keterangan Beda Nama berfungsi sebagai dokumen pendukung untuk menjelaskan secara tertulis dan sah bahwa nama-nama berbeda yang tercantum dalam berbagai dokumen resmi adalah milik satu orang yang sama. Dokumen ini juga menjadi salah satu syarat pelengkap dalam pengurusan dokumen seperti paspor, bantuan sosial, sertifikat tanah, atau kepesertaan jaminan sosial.
Agar dapat diakui secara hukum, surat pernyataan ini wajib ditandatangani di atas materai. Pembubuhan materai berfungsi memperkuat isi dan pernyataan dalam surat serta menjadi dasar pertanggungjawaban hukum jika terjadi kesalahan di kemudian hari.
Manfaat Surat Pernyataan Beda Nama
- Bagi penerima surat:
Menjadi bukti pertanggungjawaban yang mengikat secara hukum. Ini menunjukkan bahwa pembuat surat bersungguh-sungguh atas pernyataannya. - Bagi pembuat surat:
Menunjukkan kesanggupan dan kredibilitas terhadap isi surat yang dibuat. Surat ini bisa menjadi alat pembuktian administratif yang sah. - Bagi pihak yang dinyatakan:
Surat ini memberikan pengakuan resmi bahwa pihak tersebut adalah pemilik sah dari nama-nama yang berbeda dalam dokumen, baik untuk tujuan verifikasi identitas maupun keperluan lainnya.
Contoh Format Surat Keterangan Beda Nama
Format surat ini bisa berbeda antarwilayah, tetapi secara umum mencakup unsur berikut:
- Kop surat resmi kelurahan atau desa
- Nomor surat
- Identitas lengkap pembuat surat (nama, NIK, tempat dan tanggal lahir, alamat)
- Uraian penulisan nama yang berbeda disertai dengan asal dokumen masing-masing
- Pernyataan bahwa semua nama tersebut adalah milik orang yang sama
- Daftar lampiran dokumen pendukung, seperti KTP, KK, ijazah, akta lahir, dll
- Pernyataan penutup dan kesediaan bertanggung jawab atas kebenaran informasi
- Tanda tangan pembuat surat dan pejabat yang berwenang
- Stempel resmi dan tanggal pembuatan surat
Surat Keterangan Beda Nama menjadi solusi administratif ketika terjadi ketidaksesuaian nama di berbagai dokumen resmi. Dengan dokumen ini, proses verifikasi identitas dapat tetap berjalan tanpa harus mengubah dokumen yang sudah ada. Pastikan membuat surat ini secara sah dan sesuai prosedur agar tetap diakui secara hukum.
(wia/imk)
Hoegeng Awards 2025
Baca kisah inspiratif kandidat polisi teladan di sini
